Používal jsem dva různé přístupy k třídění emailové korespondence. První bych nazval "přesuň co hotovo jest", druhý "nech nepřečtené, dokud není vyřešeno". Minulý týden, pěkně skoro čerstvý po dovolené, jsem druhý způsob úplně opustil (kromě emailové schránky na Hlava.net, kam mi chodí většinou jen spamy) a již používám jen ten první. Co je ve složce Doručená pošta = Nevyřízeno. Co je odsunuto do nějaké složky mimo, je vyřešeno. Ale vyvstala otázka, podle čeho třídit vyřízené emaily?

Vzhledem k tomu, že jeden email může být v mailboxu jen jednou, je nutné najít takovou "monogamní" kategorizaci, která bude typu "jeden v jedné". Jinými slovy, není možné mít jeden email ve dvou složkách. Jenže podle jakého klíče složky vytvářet, aby to mělo alespoň trochu logiku?

Dlouhá léta jsem používal jména lidí. Dlouhá léta mi to také tak vyhovovalo, protože odesílatel je vždy známý a je tedy možné jednoduše určit, kam s ním (s emailem). Problém je v tom, že lidé přicházejí a odcházejí. A tak se poměrně rychle množí i počet složek. Pravda, ne pro každého ťuňťu, který mi napíše, mám složku. Dejme tomu, že používám něco jako 25 VIP a všichni ostatní padají do "Others". Přičemž seznam VIPáků se průběžně mění podle toho, jak intenzivně s tím kterým či tou kterou komunikuju. Součástí VIP seznamu je ale třeba i několik skupin lidí nikoliv jednotlivec – například celá firma. Ale to je totéž, tedy třídění podle jména.

Poslední dobou jsem si ale říkal, že mít rozdělené složky podle lidí má i nevýhody. Za prvé, když hledám něco k nějakému projektu v archivu pošty, často musím přemýšlet, kdo mi ten dokument poslal. Byl to Pepa, nebo Michal, nebo Petr? O tom, že bych mohl mít těch složek klidně stovky, kdybych si postupně složky "mrtvých duší" nepřesouval do archivu, asi není třeba hovořit.

Zvolil jsem tedy jiný přístup, resp. jiné třídění. Podle jednotlivých projektů. Skoro ve všech případech mi chodí pošta k nějakému projektu. Čili toto dělení má význam. Když potřebuju dohledat nějaký email, většinou vím lépe, jakého projektu se týká, než to, kdo mi to poslal. Navíc, u projektů lze vytvářet i podprojekty (jako podsložky).

Problém je trochu v tom, když někdo shrne 3 projekty do jednoho emailu. Co pak s takovým emailem? Zatím se rozhodují buď podle subjektu emailu nebo podle převažujícího sdělení. Naštěstí takových je velmi málo.

Nový systém třídění jsem si zavedl teprve před pár dny, takže zatím převažují pozitivní pocity. Uvidíme tedy časem, jak se to osvědčí. Ale vzhledem k tomu, že jsem neobjevil Ameriku a spousta lidí to takto používá, doufám, že přinese to jen samá pozitiva a sociální jistoty.

Používáte také některý výše zmíněný přístup k třídění emailů? Nebo jiný, ještě lepší? Nebo naopak máte v poště většinou takový guláš, že jakékoliv třídění by ani nemělo smysl? Podělte se v komentářích.